10 dicas de organização para você nunca mais bagunçar sua vida!

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Todo início de ano eu fazia uma organização pessoal, financeira, e profissional. Nos primeiros anos que fiz isso, eu ficava exausto, porque não fazia nada de organização durante o ano. Quando percebi que essa organização poderia ser dividida durante o ano, desde que eu me planejasse melhor, e estivesse disposto a seguir algumas estratégias de organização básicas.

Dicas de organização e limpeza: mantenha suas mesas limpas de documentos e papeis

Todas as mesas, até as da cozinha. Atualize suas caixas e gavetas onde você guarda suas coisas, substituindo tudo que estiver danificar por versões maiores. Tais caixas e gavetas devem ser organizadas em cores diferentes, bem como ter espaço para etiquetas.

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Na minha reorganização das mesas com caixas de plástico, estabeleci a cor verde para documentos financeiros, roxo para notas fiscais, e continuei assim por diante. Tenho um amigo que fez um sistema de pastas de escritório, organizando também cada conta e documento por ordem alfabética. Ele disse que foi uma das melhores compras que já fez pro home office dele.

Tenha um tipo de gaveta ou caixa para cada tipo de papel ou coisa que você precisa guardar. Já cometi o erro de ter uma pasta com o rótulo “diversos”, e ter que passar horas procurando arquivos perdidos por ela. Mesmo que sejam duas folhas só, crie uma gaveta ou arquivo só para aquele tipo de papel.

Dicas de organização pessoal: lista de verificação semanal e diária

Faça uma lista e verifique semanalmente ou diariamente. Não há nada mais gratificante do que verificar as coisas e terminar as tarefas com eficiência.

Faça uma lista de todas as noites todas as coisas que você precisa fazer no dia seguinte. Faça isso todas as noites, incluindo finais de semana, para que você adquira o hábito de confiar em sua lista de coisas a fazer para ajudá-lo na microgestão da organização.

Quando eu fazia uma organização anual, ela parecia cada vez mais maçante e pesada. Quando passei para mensal, ficou mais fácil, mas a lista ainda ficava difícil de gerir, deixando várias tarefas para trás, que se acumulavam para o mês seguinte. Só quando passei a verificar as tarefas diariamente é que realmente consegui a organização que eu precisava. Principalmente porque, no fim do dia, quando via que tinha tarefas para trás, eu buscava realizá-las.

Esses “bolsos” de madeira pendurados na parede parecem excelentes para organizar suprimentos de escritório. Eu vou inclusive comprar um pra mim, porque achei genial essa ideia de organização! (Foto: www.brightboldbeautiful.com)

Use apenas uma agenda, preferencialmente digital

Escolha o que funciona melhor para você: um no seu computador, um smartphone. Agendas em papel são boas, mas as chances são grandes de você perder ou danificar a agenda. Com o registro online de sua agenda, mesmo se você perder seu smartphone, você ainda terá um backup de todas as suas tarefas. Use cores e marcações diferentes para identificar tarefas ou responsabilidades.

Faça anotações na agenda com uma semana de antecedência

Uma semana antes de qualquer evento, anote tudo que você precisa saber ou fazer sobre um dado evento. Isso inclui compra ou aluguel de roupas, estudos, separar documentos, comprar presentes. Seja o que for necessário para o evento, anote com antecedência para que você evite fazer as tarefas de última hora.

Faça uma lista de seus objetivos

Anote pelo menos 10 metas que deseja realizar em sua vida. Seja específico. Em seguida, atualize a lista a cada ano. Faça uma lista com objetivos de 1, 3, e 5 anos. Mas seja realista no planejamento.

Exemplo: querer reformar todo seu apartamento, mesmo se você é um milionário, não vai demorar só um ano. Pode colocar uns 3 anos aí, que você está sendo realista. Mas a cada ano, risque da lista alguma parte da casa que você já reformou. Eu, por exemplo, estou reformando o apartamento, e esse ano poderei cortar banheiros e cozinha da reforma. Já estou no segundo ano de reformas, e ainda faltam 3 quartos e escritório depois de terminar o restante. Juntar dinheiro, e tempo para fazer as obras ainda vai me tomar, facilmente, uns 3 anos. Seja bem realiste, e jogue para o alto os prazos que estabelecer.

Dicas de organização profissional: escolha um ou dois objetivos profissionais que você quer realizar esse ano

Talvez seja para ganhar mais dinheiro ou para conquistar mais clientes. Como você vai atingir esse objetivo? Qual é a quantidade de dinheiro que você vai conseguir neste ano? Quais cursos você pretende fazer nesse ano? Como você vai fazer isso? Escreva essas informações em uma pequena folha, e coloque na cabeceira da cama. Pessoas produtivas relembram esses objetivos todos os dias ao acordar e antes de dormir.

Deixe menos objetos em sua casa e no seu escritório

Minha mesa do escritório está uma bagunça porque estou com a casa em obras. Mas normalmente, na minha mesa só há espaço para o teclado, mouse, e uma tábua de colocar água e comida. Deixo minha mesa com o mínimo grau de ocupação possível, porque essa bagunça toda me deixa exausto, fisicamente e mentalmente.

Comece a planejar agora para declarar seu imposto de renda

Rotule uma caixa com “documentos para declaração do imposto de renda”. Isso inclui gastos com saúde, carros, títulos de propriedade, aplicações financeiras, investimentos, documentos de dependentes, entre outros. Esses documentos devem ser guardados separadamente porque todo ano você precisará deles. Não se esqueça de atualizar os documentos que precisem ser atualizados (declarações de contas em bancos, planos de saúde, etc).

Dicas para organização do quarto: limpe ele todo dia

Achava uma besteira ficar limpando e organizando meu quarto todos os dias, até que comecei a fazer e bem, meus dias ficaram muito melhores na questão de humor. Não só meu humor melhor, como também passei a ter que gastar menos tempo limpando a casa ou procurando por coisas no meu quarto. Para aumentar a produtividade, foi excelente criar o ritual de acordar, arrumar a cama e dar uma limpada no quarto.

Use o Feng Shui para organização

Você pode não acreditar no lado espiritual do Feng Shui, mas o lado organizacional dele é fenomenal. Como tudo tem seu lugar no Feng Shui, a filosofia também envolve uma série de dicas para otimização de espaço, essenciais para melhorar a produtividade e organização de qualquer pessoa.

Nossas dicas funcionaram para você? Quais dicas achou mais úteis? Quais dicas não gostou e por que?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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