10 coisas que podem dar errado em um plano de ação

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Nada sai como planejado. E acho que há duas grandes razões para isso. Primeiro, o universo não respeita seus planos. Aleatoriedade e imprevistos constantemente competem para chutá-los por trás e atrapalhar suas esperanças e expectativas. No contexto militar, isso é bem conhecido há séculos e é melhor resumido pelas muitas paráfrases da escrita do general prussiano do século 17, Helmuth von Moltke: “Nenhum plano sobrevive ao contato com o inimigo”.

Isto é agravado pela minha segunda razão: que tendemos a reconhecer a verdade dessa citação e, em seguida, imediatamente esquecer o que significa, quando chegamos ao planejamento e execução de nossos projetos. Simplificando, colocamos muito trabalho no processo de planejamento, e começamos a acreditar em nosso plano. Por isso, vou oferecer-lhe uma regra simples: “A segunda maior falha de planejamento é acreditar no seu plano.”

Um modelo plano de ação é à prova de falhas?

Não. Devemos construir nossos planos com base na compreensão de alguns dos erros específicos que nós e nossos antecessores cometemos, repetidas vezes. E então devemos reconhecer a realidade que sempre leva mais tempo do que você espera, mesmo quando você leva em conta planos de contingência.

Para te ajudar no planejamento de um plano de ação melhor e com menos chances de falhas, vamos falar sobre os problemas mais comuns com planos de ação.

Falácia do planejamento

Talvez, inevitavelmente, a causa mais comum de os planos darem errado seja a tendência a subestimar o tempo, o custo ou os recursos necessários. Isso ocorre com mais frequência devido ao excesso de otimismo sobre o que você pode alcançar, mas também é freqüentemente o resultado de pressões políticas dentro de sua organização (por projetos internos) ou pressões comerciais (quando você está trabalhando para um cliente).

Solução: revisão da equipe

Pergunte a outra pessoa ou, se estiver lidando com um plano grande e complexo, uma equipe de pessoas para rever seus planos com um olhar cético. Isso pode ajudar com as duas causas da falácia do planejamento. Primeiro, enquanto todos nós geralmente superestimamos o que podemos alcançar, a maioria de nós tem uma visão mais realista do que os outros podem fazer. Uma equipe não assumirá a habilidade sobre-humana de você e sua equipe, em que você acredita inconscientemente. Segundo, se o excesso de otimismo é impulsionado por pressões políticas ou comerciais, uma revisão formal da equipe pode fornecer um mecanismo estruturado para combater essas pressões. Melhor ainda, faça dessa revisão uma parte necessária de seus procedimentos de governança para projetos com alto gasto, sensibilidade política ou o nível de complexidade que a torna de alto risco.

Negligência da história

Eu sei que você é diligente na condução de revisões de lições aprendidas no final de seus projetos (e se você não é, você deveria ser). Mas com que frequência você procura as revisões de outros projetos e fala com os membros seniores da equipe antes de começar a planejar a próxima? E quando eles te dão avisos, quantas vezes você realmente ouve? Ou você apenas pensa: “Aquilo foi eles; isso foi antes. Este sou eu e isso é agora.

Um fracasso comum não é olhar para trás e aprender com as lições do passado, levando-nos a repetir os mesmos erros. Aqueles que não conseguem lembrar o passado estão condenados a repeti-lo.

Solução: lista de verificação de lições aprendidas

Realize um processo deliberado de revisar todas as lembranças, registros e dados relevantes. Faça uma lista de verificação de todas as falhas de planejamento que sua revisão expõe e use essa lista para revisar e ajustar seu plano final. Melhor ainda, entregue a lista de verificação a alguém para revisar seu plano de maneira objetiva.

Foco para a ação

Muitas vezes, nos envolvemos tanto em nossos projetos que eles se tornam nosso mundo inteiro. Podemos facilmente nos concentrar muito internamente – particularmente no que você percebe como seu próprio trabalho. Como gerente de projeto, é todo o seu trabalho e, se você se concentrar demais em suas próprias tarefas, pode se ver ignorando fatores externos que afetarão o que você está fazendo.

Solução: observação deliberada

Coloque sua cabeça sobre o muro e veja o que mais está acontecendo em sua equipe, sua organização, entre seus parceiros e em seu ambiente social e comercial. Procure por novas tendências e pergunte como elas podem afetar o que você está fazendo.

O plano de ação pode falhar por vários motivos, e entender esses motivos pode te ajudar a evitar as falhas. (Foto: Canadian HR Reporter)

Negligência da competição da empresa

Relacionado ao foco restrito, uma fonte específica de erro de planejamento é ignorar as ações de outras pessoas ou organizações que estão, de alguma forma, competindo com as suas. É de seu interesse aproveitar recursos, deturpar sua situação ou mudar para o ambiente em que você está operando, para obter uma vantagem. Enquanto foco estreito refere-se a forças benignas ou neutras, a negligência da concorrência lida com interesses potencialmente malévolos. Isso realmente é uma conspiração, e se você é paranoico, então você está certo em ser!

Solução: entre nas mentes dos seus concorrentes

Considere simular uma simulação, tendo a perspectiva de um concorrente em potencial, para identificar suas possíveis estratégias e como elas podem afetar sua iniciativa. No mínimo, definir os membros da equipe a tarefa de fazer “pesquisa de oposição” e descobrir o que eles estariam fazendo, eles estavam do outro lado das faixas.

Ilusão de controle

Muitas vezes temos uma crença implícita de que estamos mais no controle das circunstâncias do que realmente somos. Duas coisas se combinam para criar essa ilusão de controle. A primeira é a tendência a ignorar eventos e forças que estão fora do seu controle e se concentrar apenas naqueles que você pode determinar. E segundo, a crença de que podemos controlar eventos que estão, de fato, fora de nosso controle.

Solução: entender onde a falha pode acontecer

Procure o ponto crítico em que seu plano pode falhar e se concentrar neles. Controle o que você pode controlar e monitorar todo o resto constantemente, de modo que esteja pronto para agir em quaisquer eventos ou mudanças que possam tornar seu plano desatualizado.

Arrogância de Murphy

A Lei de Murphy diz que “Se alguma coisa pode dar errado – vai dar errado.” A arrogância de Murphy está agindo como se você fosse especial e a Lei de Murphy não se aplica a você. Isso acontece.

Solução: visualize a fase total

Antes de finalizar seu plano – e certamente antes de começar a trabalhar na execução – pense em como a falha total pode parecer. Liste tudo o que poderia dar errado e altere seu plano para lidar com cada possibilidade, de acordo com sua seriedade.

Pressão do herói

Você já sucumbiu à tentação de aceitar um desafio heroico – mas impossível? Essa é a pressão do herói, e é uma característica particular dos gerentes de projeto, na minha experiência. Não sei se é porque precisamos da empolgação, aproveitar o sentimento de conquista ou desejar a adulação que isso traz. Talvez sejam todos os três. Pode trazer o melhor de nós, em alguns aspectos, mas sucumbir também leva ao esforço desperdiçado e ao risco de esgotamento.

Solução: conselho sábio

É difícil detectar a pressão do herói até que seja tarde demais. Mas seus amigos e colegas podem vê-lo chegando e reconhecer em você os sinais reveladores. A solução é, portanto, adotar um colega de confiança para atuar como um amigo ou mentor crítico, para dizer: “Ei, cuidado!”

Requisitos estranhos

O mundo muda e as pessoas mudam de ideia ou percebem que erraram. O que eles encomendaram não é mais o que eles querem ou precisam. Algumas pessoas até aproveitam qualquer oportunidade para tirar vantagem.

Solução: controle formal de mudanças

Analise constantemente o que é necessário pró-ativamente e, quando as necessidades mudarem ou surgirem novas oportunidades, avalie-as usando um processo formal de controle de mudanças.

Efeito de complexidade

Muitas vezes subestimamos o tempo, o orçamento e os recursos necessários para lidar com a complexidade das interdependências. Ao contrário do foco estreito, em que não vemos as complexidades, aqui, simplificamos a simplificação. O efeito de complexidade entra em ação assim que as pessoas precisam trabalhar juntas, ou você precisa de cooperação de outras agências. Nós assumimos, implicitamente, que negociar com 20 pessoas, levará o dobro do tempo que negociar com 10. Não vai: provavelmente levará quatro vezes mais tempo.

Solução: simplifique

Onde você pode: simplificar. Separe os fluxos de trabalho independentes e as vertentes do seu projeto e construa interfaces entre eles, assim você terá vários miniprojetos simples em vez de um grande e muito complexo. Onde você não pode fazer isso: entenda o efeito da complexidade e que os requisitos de tempo e recursos cresçam como o quadrado da escala. E também construa muita contingência.

Cisnes negros

Nassim Nicholas Taleb nomeou o efeito Cisne Negro em seu livro de mesmo nome. Representa aqueles eventos futuros incognoscíveis que às vezes nos surpreendem. O risco de planejamento é que você se concentre no que sabe e esteja confiante demais em sua crença de que tudo o que sabe é tudo o que existe.

Solução: intenção do comandante

Diante da incerteza e da mudança rápida, a informação mais valiosa é o seu objetivo: o que você mais deseja alcançar? Em linguagem militar, essa é a “intenção do comandante” e dá a cada oficial o contexto no qual tomar decisões em face das mudanças nas circunstâncias do campo de batalha e a incapacidade de se comunicar com seu comandante. Sua definição de projeto; a meta e os objetivos assinados pelo seu Patrocinador ou Conselho, servem como intenção do seu comandante.

Blinde seu plano de ação

Não deixe seu plano ser a fonte de falha desnecessária do projeto. Oferecemos soluções em uma base de um para um, combinando cada um com um único problema de planejamento. Mas cada solução pode resolver vários problemas e cada problema pode merecer várias correções. Faça o que fizer, não considere as dificuldades do planejamento como um motivo para não planejar. O planejamento é um dos segredos mais importantes para o sucesso, portanto, se tudo isso parecer um pouco decepcionante, lembre-se disso: a maior falha de planejamento é deixar de planejar.

Como você prepara seu plano de ação para as falhas? Quais estratégias funcionam para você?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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