Como montar um escritório?

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Ao iniciar um novo negócio ou mudar locais, a criação e organização do escritório são passos críticos. Seu escritório é onde você guarda todos os seus documentos importantes e onde você interage com os clientes. A criação de um escritório organizado permite que você gaste mais tempo em se concentrar em seu negócio e menos tempo se preocupando com questões de escritório.

Comece a procurar imóveis de escritórios disponíveis em seu local desejado. Fale com agentes imobiliários locais e empresas de gestão de propriedades que edifícios de escritórios são próprios na área, para descobrir o que está disponível para alugar, arrendar ou comprar. Se você está começando um negócio, arrendamento ou locação de um espaço de escritório é uma abordagem mais prática.

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Veja as propriedades disponíveis. Verifique se as propriedades têm espaço suficiente para o seu negócio. Se você estiver indo para reuniões com clientes no escritório, o prédio precisa ser atraente e ter estacionamento ao lado do prédio. Verifique os espaços para abundância de tomadas de energia e tomadas de telefone. Inspecione os banheiros para ver se eles podem atender às suas necessidades.

Escolha um local. Sua localização tem de ser de acordo com os padrões de construção da cidade. Contate o prédio do Departamento Inspeções em sua cidade para saber sobre os códigos de construção de um edifício comercial. O aluguel e o seguro, o local que você escolher deve cair em seu orçamento. Lembre-se que você pode mover o seu negócio em uma data posterior se as finanças permitirem. Muitas empresas começaram em pequenos escritórios e passaram para maiores, e mais agradáveis espaços mais tarde.

Ao contrário do que as pessoas pregam, o escritório tem que ser um ambiente confortável e prazeroso. Assim, a produtividade de todos os funcionários e a qualidade de vida melhorarão consideravelmente. (Foto: www.burohaus.com.br)

Decida exatamente quantas pessoas precisam de trabalhar no escritório e quanto espaço eles precisam para fazer bem seu trabalho. Se você tem uma pessoa que faz toda a contabilidade, eles precisam de um escritório maior com abundância de armários para acomodar a papelada. Recepcionistas e secretários exigem menos espaço. Se você tem múltiplas pessoais de vendas que trabalham fora do escritório, eles podem compartilhar espaço de escritório com mesas colocadas juntas ou em cantos da sala.

Configure todos os serviços públicos e acesso à Internet para o seu escritório. Se você tiver vários computadores, organize um servidor de rede para que você possa compartilhar informações com outras pessoas no escritório.

Se você estiver em um orçamento apertado, utilize lojas de móveis de escritório que uma grande variedade de mesas mais baratas e armários. Você pode optar até por móveis usados. Compre várias linhas de telefones para cada mesa, se necessário. Cadeiras de escritório podem ser adquirida novas ou usadas. Compre computadores para todos os funcionários que precisem deles. Se você tem pessoas de vendas que entram e saem do escritório, compre um computador para eles compartilharem. Você também precisa de uma impressora de rede e armários para todos os funcionários usarem.

Comprar material de escritório, fazendo uma conta com alguma papelaria ou empresa que ofereça descontos para escritórios. Compre muitas canetas, blocos de anotações, papéis para impressora, grampos de papel, grampeadores, grampos e outros materiais de escritório que você precisa. Se você quer poupar no papel, talvez comprar tablets e incentivar o uso de computadores pode te ajudar.

Impressoras e copiadoras tem que atender a demanda do seu escritório. Portanto, não economize para comprar uma impressora básica, pois você precisará de um modelo bem avançado para uso empresarial.

Além disso, faça do ambiente do escritório o mais amigável possível: quanto mais conforto seus empregados tiverem, mais vontade de ficar no escritório eles terão.

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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