Como organizar melhor suas tarefas? Qual método é melhor?

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Há tantas coisas que você precisa fazer e muitas maneiras de rastreá-las. Pesquise na loja de aplicativos por “lista de tarefas” e você encontrará milhares de ferramentas que prometem ajudá-lo a aumentar sua produtividade e fazer mais.

Um aplicativo é apenas o começo. Há também os vários métodos de acompanhar seus to dos, cada um com seus pontos fortes e alguns tão complicados que existem livros inteiros sobre eles. Pode ser tão difícil encontrar o método e o aplicativo certos para você. Geralmente, é mais fácil desistir e tentar equilibrar todas as tarefas na sua cabeça.

Escolhendo o método correto de organizar tempo e tarefas

Quando se trata de gerenciamento de tarefas, não existe uma opção de tamanho único para todos. Assim como algumas pessoas aprendem melhor visualmente enquanto outras aprendem muito melhor de forma audível, existem métodos de gerenciamento de tarefas que se encaixam perfeitamente a você – e outros que nunca funcionarão para você, não importa o quanto você tente.

É por isso que é importante pesquisar diferentes métodos de gerenciar suas tarefas para encontrar o que funciona para você. Apenas lendo este artigo, alguns dos métodos provavelmente ficarão para você. Você pode então experimentá-los e ver qual é o melhor para você.

Neste artigo, você receberá uma visão geral juntamente com os prós e contras de cada um dos seguintes métodos de gerenciamento de tarefas:

O método “Lista de compras” de organizar a rotina diária

O método “Lista de compras”, ou apenas organizar tarefas em listas simples, é de longe o método mais popular de gerenciamento de tarefas. É a maneira que você provavelmente vai organizar tarefas sem sequer pensar nisso. Ele coloca todas as tarefas e seus respectivos prazos de entrega no centro. Existem dezenas de aplicativos que usam esse método de organizar suas tarefas, e suas listas simples fazem com que os aplicativos pareçam muito semelhantes a uma lista de compras que você faria ao ir para a loja.

Esses aplicativos simples são ótimos para pessoas como eu que se apressam em finalmente verificar as tarefas fora de uma lista e passar para a próxima tarefa. Ao usar um aplicativo de estilo de lista de compras, não há pequenos detalhes a serem verificados, então você fica com a foto grande para todas as suas tarefas.

Os aplicativos de lista de compras geralmente têm alguns recursos essenciais da organização para acompanhar as tarefas básicas. Por exemplo, a maioria tem a capacidade de definir uma data de vencimento e alguns podem definir lembretes para tarefas usando a localização de um dispositivo.

Dito isto, os aplicativos no estilo de lista de compras podem não ser práticos para todos. Se você precisa gerenciar pequenas tarefas dentro de tarefas maiores ou como acompanhar o andamento de uma tarefa ou projeto, os métodos da Lista de Compras não são para você. Não se preocupe, porque há muitas outras estratégias de gerenciamento de tarefas para você.

Vantagens: Aplicações de lista de compras são geralmente simples o suficiente para exigir pouca configuração e são fáceis de usar.

Desvantagens: Não é tão bom em acompanhar pequenos detalhes ou lidar com grandes projetos.

Getting Things Done para tarefas diárias

Getting Things Done (geralmente abreviado como GTD), é o método Lista de Compras melhorado. Esse método de gerenciamento de tarefas, popularizado pelo livro com o mesmo nome, é simplesmente uma forma poderosa de usar listas e detalhes como tags para gerenciar suas tarefas. As aplicações baseadas neste método podem ser semelhantes às aplicações padrão de estilo de lista de supermercados, mas também têm sub-listas, ferramentas de gestão do tempo e mais funcionalidades incorporadas.

Por exemplo, ao trabalhar em um artigo, posso usar um poderoso aplicativo de gerenciamento de tarefas baseado em lista para criar um novo projeto para o artigo e depois adicionar tarefas a seções de um artigo, lembretes para revisar e fazer uma lista de todos os recursos adicionais necessário para concluir o artigo. Ao mesmo tempo, posso ter projetos para minhas tarefas domésticas, outros projetos em andamento no trabalho e muito mais.

A maioria dos aplicativos GTD padrão possui anotações e recursos de remoção de arquivos. Isso é muito útil ao iniciar um projeto, pois você pode anexar todas as suas ideias e arquivos relacionados à tarefa, garantindo que você não se esqueça de pequenos detalhes e oferecendo um ponto único para os recursos da sua tarefa.

Alguns aplicativos GTD também têm calendários internos que mostram suas tarefas e projetos com seus respectivos prazos. Isso pode ser uma dádiva de Deus absoluta ao fazer malabarismos com vários projetos para diferentes clientes com datas de vencimento separadas. Você também será capaz de acompanhar as anotações e arquivos relacionados às suas tarefas nos aplicativos.

A ideia básica com o GTD é que você pode tirar tudo da sua cabeça e colocá-lo no seu aplicativo de lista, organizado em listas de tarefas relacionadas com cada tarefa marcada (ou categorizada) de acordo com o local ou contexto em que você fará a tarefa e com quaisquer dados relacionados a essa tarefa anexados como uma nota. É um monte de coisas em cada tarefa para garantir que você não tenha que lidar com nada na sua cabeça e se concentrar no que está fazendo.

Os aplicativos GTD geralmente são voltados para a área de trabalho e por um bom motivo: criar tarefas e adicionar critérios adicionais pode ser difícil ao digitar em um teclado de smartphone. No entanto, muitos aplicativos GTD – incluindo o OmniFocus – criaram ótimos aplicativos para dispositivos móveis que são sincronizados com seus equivalentes no desktop, proporcionando uma experiência contínua de gerenciamento de tarefas.

Vantagens: Aplicativos GTD podem rastrear cada etapa de uma tarefa e geralmente possuem outros recursos interessantes.

Desvantagens: Esses aplicativos podem ser confusos para configurar para alguns.

Faça suas tarefas mais organizadas para obter melhores resultados. (Foto: Be Organizing)

O método do editor de texto

Usando editores de texto para gerenciamento de tarefas já existe há algum tempo. Os editores de texto dão a você a liberdade de gerenciar as tarefas de que você gosta e de se livrar das distrações visuais de um aplicativo Lista de compras.

Se você já tem um editor de texto preferido, não há necessidade de baixar outro aplicativo de gerenciamento de tarefas: basta usar o que você já conhece. Além disso, o arquivo de texto usado para gerenciar suas tarefas é universal, para que você possa alternar dispositivos e plataformas sem interromper seu fluxo de trabalho.

Existem muitos métodos diferentes de usar um editor de texto para gerenciar tarefas. Dois dos mais populares são Todo.txt e Today.txt. Com Todo.txt, você pode criar tarefas de linha única dentro de um arquivo de texto. Estes podem ser organizados por prioridade e podem ser marcados com o projeto correspondente. Para criar listas diferentes, basta criar um novo arquivo de texto, é assim tão fácil. Se você preferir editar em texto sem formatação em seus dispositivos móveis, também poderá usar o editor de texto para dispositivos móveis favorito.

O Today.txt é ainda mais simples que o Todo.txt: é um parágrafo de três linhas que enfatiza uma tarefa. O arquivo de texto começa com “Se nada mais, hoje eu estou indo para __.” e termina com “Se eu fizer isso e só isso, será um bom dia”. Isso torna o método mais motivador do que qualquer outra coisa, mas é uma boa maneira de se manter focado quando se sente distraído.

Qualquer método – ou o seu próprio método pessoal de organizar coisas que você precisa fazer em um editor de texto – poderia funcionar igualmente bem. E, se você já tem um aplicativo de lista de tarefas que deseja, mas deseja uma maneira de manter-se focado no que é necessário hoje, o Today.txt pode ser um bom acréscimo ao seu fluxo de trabalho.

Vantagens: Usar um editor de texto é uma maneira simples e gratuita de gerenciar suas tarefas. Você pode configurar seu fluxo de trabalho da maneira que quiser, usando programas com os quais esteja familiarizado.

Desvantagens: Listas de texto sem formatação muitas vezes podem ser básicos demais para alguns e exigem alguma configuração e gerenciamento para se manter organizado.

O Método Kanban de organização

Pegue papel e caneta para fazer o gerenciamento um passo adiante com a produtividade do Kanban. Este método, na sua forma mais pura, pega notas Post-It, uma placa de cortiça e etiquetas, e organiza tarefas por progressão. Para começar com Kanban, divida sua placa de cortiça em três seções: fazer, fazer e terminar. Escreva tarefas em notas Post-It codificadas por cores e cole-as em suas respectivas etapas de progressão. À medida que as suas tarefas progridem, mova-as para os seus novos pontos na placa de cortiça para as seguir. Você pode codificar em cores as tarefas por cliente, projeto ou qualquer outro diferenciador e pode adicionar detalhes, tanto ou pouco, a cada tarefa que desejar.

Se você preferir rastrear as tarefas digitalmente, o Kanban ainda pode se adequar ao seu fluxo de trabalho. Aplicativos como Trello e LeanKit usam o método Kanban para gerenciar tarefas na nuvem. Eles também oferecem excelentes recursos de colaboração, para que equipes remotas possam participar da ação Kanban.

O Kanban é ótimo para equipes e para aqueles que gostam de ver a grande figura de relance. Ao usar o método, você terá todas as suas tarefas, datas de vencimento e andamento da tarefa à sua frente. Portanto, não há nada que impeça você de mergulhar direto no seu trabalho.

Vantagens: O quadro geral está sempre à sua frente e à sua equipe.

Desvantagens: pequenos detalhes podem ser deixados de fora, o que pode causar sobrecarga de informação para alguns.

O método de linhas, colunas e planilhas

As planilhas são frequentemente ignoradas quando se trata de gerenciamento de tarefas, especialmente no espaço móvel. Mas eles podem ser uma ferramenta tão poderosa para o gerenciamento de tarefas quanto você permitir. Devido à flexibilidade das planilhas, elas são uma ótima maneira de gerenciar uma tonelada de projetos e tarefas.

Ao usar uma planilha, você pode criar folhas diferentes para diferentes tipos de tarefas. Por exemplo, uma planilha pode ser para tarefas de trabalho e outra para tarefas domésticas, cada uma com colunas para acompanhar os dados que fazem sentido para cada uma. As tarefas podem ser colocadas em linhas individuais e as células podem ser codificadas por cores para representar sua importância ou outras partes importantes de uma tarefa.

Como o método do editor de texto, você pode fazer com que as planilhas trabalhem da maneira que preferir e usar os aplicativos com os quais já está familiarizado. Há também vários modelos gratuitos de gerenciamento de tarefas disponíveis para o Planilhas Google, o Excel e o Numbers, facilitando bastante a configuração.

Se você trabalha em equipe, pode usar a Planilha Google para criar um sistema simples de gerenciamento de tarefas em grupo. Basta criar uma nova planilha compartilhada, adicionar membros da equipe e criar células codificadas por cores para atribuir tarefas. E, como o Planilhas Google tem um cliente de bate-papo integrado, é fácil colaborar com os membros da equipe.

Vantagens: Você pode usar ferramentas familiares para criar um ambiente versátil para suas tarefas.

Desvantagens: Como aplicativos baseados em texto, o uso de planilhas para gerenciamento de tarefas pode ser muito básico para alguns. Além disso, usar planilhas não é a maneira mais bonita de gerenciar tarefas.

Produtividade baseada em equipe

Para fazer aplicativos não são apenas para gerenciar suas próprias tarefas. Quando você está trabalhando com sua equipe, você precisa ter uma maneira de acompanhar o que todos estão trabalhando e o que resta para concluir seus projetos de equipe.

Insira aplicativos de produtividade baseados em equipe.

Os aplicativos de produtividade baseados em equipe geralmente são aplicativos baseados em lista que permitem que todos tenham suas próprias contas. Eles também costumam ser aplicativos da web que são executados em qualquer navegador, com aplicativos para dispositivos móveis que funcionam em qualquer lugar. Os membros da equipe podem adicionar e editar tarefas, bem como discutir tarefas em um segmento de comentários ou serviço semelhante a IM, tornando muito mais simples a colaboração e o gerenciamento de tarefas em grupo.

Muitos aplicativos baseados em equipe têm recursos semelhantes aos do método GTD mencionado anteriormente. Além de definir datas de vencimento, as tarefas geralmente têm sub-tarefas e os projetos maiores podem ser organizados em suas próprias pastas ou listas para manter tudo organizado para cada um de seus diferentes projetos ou clientes. A maioria permite até adicionar arquivos às tarefas, para que você possa manter tudo o que é necessário para concluir a tarefa em um único local.

Se você acabar usando um pacote de produtividade baseado em equipe com sua equipe e quiser usá-lo para tarefas pessoais, não se preocupe. A maioria desses aplicativos – como o Trello e o Asana – permite que você crie painéis de tarefa para um único usuário que não estão associados à sua placa de trabalho, para que você possa fazer a transição sem problemas entre tarefas profissionais e pessoais.

Vantagens: aplicativos baseados em equipe geralmente são multi-plataforma e são ótimos para manter as equipes sob controle e incentivar a colaboração. Além disso, eles podem ser usados ??para trabalho pessoal, se necessário.

Desvantagens: Esses aplicativos podem ser demorados para configurar e caros para uma equipe completa.

Papel e caneta para organização

Tenho certeza de que você não esperava ver isso mencionado junto com métodos de gerenciamento de tarefas com aplicativos, mas às vezes é melhor usar caneta e papel para gerenciamento de tarefas – especialmente se você tiver um problema com a verificação do Twitter em vez de permanecer na tarefa. Ao usar um notebook para gerenciar tarefas, você está completamente desconectado da internet e de suas distrações, mantendo-o no caminho certo.

Eu encontrei algo refrescante sobre o uso de caneta e papel para gerenciar tarefas. Verificar tarefas de um caderno é muito mais recompensador do que tirá-las, mas talvez seja apenas eu. Há também muitas maneiras de digitalizar o método de caneta e papel, com aplicativos de digitalização móveis ou ferramentas como o Evernote. Faça o backup de sua lista de tarefas na nuvem e você terá o melhor dos dois mundos. Suas tarefas vão viver no papel, mas também estarão prontas para você em qualquer lugar que você precisar.

Vantagens: As notas de papel são livres de distrações e não requerem conectividade.

Desvantagens: Não tão versátil quanto outros métodos nesta lista e pode ser difícil de fazer backup.

O método do barbante no dedinho

Mesmo que uma notificação em seu telefone possa ser um ótimo lembrete para concluir uma tarefa, nada movimenta sua memória como uma mudança em algo que você usa todos os dias. Um exemplo clássico disso é amarrar um barbante ao redor do seu dedo. Ou, se você preferir uma abordagem moderna ao método, coloque uma faixa de borracha ao redor do telefone.

A ideia básica é: coloque algo no seu caminho quando estiver pensando em algo que você precisa fazer. Então, da próxima vez que você perceber essa coisa – barbante, elástico ou o que for – sua mente será estimulada para se lembrar da tarefa.

Ficar um pouco mais técnico com essa ideia, reorganizar ícones de aplicativos ou alterar o papel de parede do seu telefone são outras boas maneiras de fazer sua memória funcionar. Se você estiver usando esse método na área de trabalho, poderá definir fotos especiais ou texto como protetor de tela ou como favorito: colocar um post-it no centro da tela do meu laptop. De qualquer forma, fazer algo fora do comum pode ser uma ótima maneira de garantir que você se lembre do que precisa fazer.

Vantagens: A maneira mais simples possível de se lembrar de fazer algo.

Desvantagens: Você pode acabar esquecendo por que você amarrou o barbante em primeiro lugar, e funciona bem apenas para tarefas únicas.

Como escolher o melhor método para sua organização?

Como vários métodos de aprendizado, diferentes estratégias de gerenciamento de tarefas colocam o foco em diferentes áreas. Por exemplo, o método “Lista de compras” do gerenciamento de tarefas coloca todas as informações cruciais de antemão, deixando muitos pequenos detalhes fora de questão. Essa é uma ótima opção se você quer apenas uma maneira simples de acompanhar o que precisa ser feito agora.

Mas, se você é uma pessoa mais detalhista, usar um poderoso gerenciamento de tarefas será mais sua velocidade. Você será capaz de acompanhar todos os pequenos detalhes, gerenciar vários projetos e muito mais, tudo a partir de um aplicativo. Você pode planejar toda a sua vida aqui, não apenas as coisas que você está fazendo hoje.

No entanto, os aplicativos simples de lista de compras e os aplicativos mais avançados, Getting Things Done, costumam ter interfaces mais sofisticadas e obrigam você a trabalhar da maneira como foram projetados. Se você é do tipo que gosta que suas ferramentas sejam altamente personalizáveis ou se as interfaces sofisticadas de ambos os métodos o destroem, gerenciar as tarefas em um editor de texto ou em uma planilha pode ser melhor.

Trabalhando juntos? Dê aos aplicativos de gerenciamento de tarefas da equipe – ou até mesmo a uma planilha compartilhada – uma chance. Ou, se preferir uma solução de baixa tecnologia, misture tudo e escreva as tarefas da equipe em um quadro branco.

Não há uma maneira perfeita de gerenciar suas tarefas e você pode até precisar de mais de um método para acompanhar tudo o que está fazendo. Apenas experimente sua própria variante de qualquer um desses métodos e comece a organizar suas tarefas.

Se você planeja usar um aplicativo para gerenciar suas tarefas, há dezenas de aplicativos para fazer a lista que podem funcionar para você. Mas qual é o melhor para suas necessidades? Tem sugestões? Deixem nos comentários suas ideias e conselhos para quem quer se organizar!

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

Veja também