Como organizar uma reunião online?

Em Como usar a Internet por André M. Coelho

As reuniões de negócios são parte integrante da programação diária de qualquer organização. Mas qualquer um que trabalhou em um cenário corporativo sabe que as reuniões de negócios podem comer muito tempo. Isso é particularmente verdadeiro se você estiver fazendo uma reunião on-line e os participantes estão em locais diferentes.

Apesar dos avanços na comunicação e na tecnologia, ainda é um desafio para realizar reuniões on-line eficazes, porque os participantes podem experimentar problemas de conectividade e atrasos de comunicação. Eles também podem ter dificuldade em manter a reunião de maneira estruturada se várias pessoas começarem a falar ao mesmo tempo.

Como fazer uma reunião online?

Com os arranjos de trabalho remotos em aumento, até mesmo as empresas convencionais verão um aumento nas reuniões on-line nos próximos anos. Para ajudá-lo a realizar reuniões on-line mais produtivas, aqui estão as sete dicas que podem ser implementadas imediatamente.

1. Agendar a reunião online de forma bem definida

Uma reunião com um propósito vaga pode levar à confusão e tempo desperdiçado. Não segure uma reunião online sem uma agenda clara.

Para tornar as coisas fáceis para todos, prepare uma agenda formal com todas as questões a serem discutidas na reunião e classificá-las de acordo com suas necessidades de negócios.

Além disso, especifique um papel para cada participante. Envie esta agenda pelo menos 24 horas antes da reunião e confirme que todos o receberam.

Finalmente, defina um lembrete de reunião automatizado usando o Google Agenda.

2. Nomeie um moderador da reunião online

Uma reunião sem um moderador pode sair da pista. Ao nomear um moderador, você dá a essa pessoa a autoridade para controlar o processo. Ninguém pode falar sem a permissão do moderador, e o moderador mantém todos focados. Isso é particularmente importante em reuniões on-line, uma vez que as questões com conectividade com a Internet e qualidade de áudio ou vídeo podem levar a erros de comunicação.

Reuniões online podem ser muito melhor organizadas para melhorar os resultados da sua empresa. (Imagem: Housing)

3. Prepare seu sistema com antecedência para a reunião online

Peça a todos os participantes para reiniciar seus computadores pelo menos 20 minutos antes da reunião. Certifique-se de que sua câmera e microfone estejam funcionando e que seu software de reunião suporta vários participantes.

Para reuniões one-on-one, você pode optar por um serviço de chamada de vídeo padrão como o Skype. No entanto, para reuniões com vários participantes, uma aplicação especializada, como Zoom é preferível.

4. Definir limites de tempo para a reunião

Time-Capping Suas reuniões podem aumentar significativamente sua produtividade e ajudá-lo a extrair mais valor em menos tempo. Por exemplo, você pode definir a duração da reunião por 30 minutos e enviar 10 minutos para cada um dos pontos da agenda. Desta forma, os participantes permanecerão focados e a reunião não vai sair da pista.

5. Minimize as distrações da reunião online

As distrações podem causar erros de comunicação em reuniões on-line. Para evitá-los, certifique-se de que todos os seus participantes estão sentados em uma sala privada e bem iluminada. Além disso, é melhor usar fones de ouvido e um microfone de colarinho do que os alto-falantes do seu laptop e microfone para garantir uma comunicação clara.

6. Conclua com itens de ação específicos na reunião online

Muitas reuniões terminam com vagas promessas e garantias dos participantes. É responsabilidade do moderador extrair itens de ação para os pontos da agenda e obter reconhecimento de todos os participantes. A chave é criar um item de ação, atribuí-lo a um indivíduo ou grupo e concordar com um prazo.

Sem essas três coisas, nenhum item de ação pode ser rastreado de forma eficaz.

7. Compartilhe notas de reunião online

Uma vez que sua reunião on-line seja concluída, envie um resumo das notas de reunião para os participantes. Listar o item de ação para cada agenda ponto junto com o nome da pessoa ou grupo responsável por sua entrega. Pergunte a todos os participantes para confirmar o recebimento do resumo e sua compreensão disso.

Realizar reuniões on-line com pessoas de diferentes locais pode ser difícil de gerenciar. Se você se preparar com antecedência e garantir que suas reuniões estejam bem estruturadas, moderadas e comunicadas, as reuniões on-line podem ser um meio extremamente eficaz para conectar as partes interessadas e funcionários da sua empresa, além de economizar dinheiro em viagens.

Plataformas de reunião online populares

Agora que você aprendeu o básico de realizar grandes reuniões on-line, você deve decidir qual plataforma você usará para hospedá-las. Você tem todos os tipos de opções nesta frente, e listamos apenas um punhado dos mais populares abaixo.

1. Zoom.

Talvez o mais onipresente de todas as plataformas de reunião online, o zoom é ótimo para reunir centenas de pessoas em uma configuração virtual ilimitada por tempo com uma interface amigável. O zoom é especialmente bem conhecido por sua ferramenta de bate-papo, ferramenta de arrecadação de mão e formatos de reunião flexíveis (webinars, apresentações de painel, salas de breakout, reuniões tradicionais e mais).

No entanto, hospedar mais de duas pessoas em reuniões com duração de mais de 40 minutos, você terá que pagar por níveis de zoom mais altos.

2. Google Meet

O Google Meet é uma plataforma de reunião on-line que se integra totalmente ao seu calendário do Google. Quando você adiciona um evento ao seu calendário do Google e convida pessoas a ele, o Google gerará automaticamente um link de atendimento que você pode usar no dia da reunião.

A camada premium também inclui ferramentas como salas de descanto, pesquisas e acompanhamento de assistência, bem como recursos de negócios adicionais.

3. Gotomeeting

Esta plataforma de reunião on-line é voltada para pequenas empresas com seus relatórios de diagnóstico e provisionamento automatizado. O Gotomeeting oferece soluções adicionais de treinamento e compartilhamento de demonstração de funcionários, para não mencionar hardware de videoconferência.

4. Teams da Microsoft.

Esta ferramenta de reunião on-line armazena arquivos e histórias de bate-papo na mesma interface onde você inicia suas chamadas. Como o Teams são um produto da Microsoft, permite que você edite colaborativamente documentos do Microsoft Word, deslizamentos do PowerPoint e planilhas do Excel com outros participantes da reunião.

Quais outras plataformas vocês conhecem? Como fazem para ter reuniões online mais eficientes?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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