Email do Google Apps – Controlar quem pode apagar mensagens
Os Google Apps fazem parte do dia a dia de todos nós. Mas eu tenho uma sugestão de como melhorar ainda mais os Google Apps!
Sugestão de nova função: Colocar uma opção na configuração de cada usuário do domínio: “Não permitir apagar mensagens de e-mail”
Objetivo: evitar que usuários apaguem mensagens de e-mail, permitindo maior controle da utilizações dos recursos computacionais por parte do empregador.
Como o Undergoogle noticiou, o Google tem investido bastante no Google Apps. São aplicativos como o Google Maps, que já até possibilita ver fotos da sua rua atualizadas.
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Depois da opção de anexar vários arquivos ao mesmo tempo, o e-mail do Google passou, na minha opinião, a oferecer maior relação custo benefício que qualquer cliente de e-mail. A única restrição é que as mensagens ficam apenas no servidor do Google, mas há ferramentas para baixar as mensagens e guardá-las localmente caso seja necessário.
Muitos funcionários tem o hábito criminoso de apagar os históricos de conversas, e-mails e contatos em geral ao ser despedido ou desligado de uma instituição. Isto é ruim para a empresa que perde o histórico de contatos importantes realizados pelo ex-funcionários, que podem ser de muita importância no futuro.
Os Google Apps tem conquistado cada vez mais usuários. E a cada ano, o Google lança mais Apps para acrescentar mais utilidades ao seu dia a dia! (Foto: hiverhq.com)
Uma maneira de se livrar disto, é utilizar o Gmail do Google Apps através de um cliente de e-mail, pré configurado, no qual o usuário não sabe a própria senha, mas pode enviar e receber e-mails normalmente. Desta forma, não há como permitir aos funcionários a utilização da interface web do Gmail, pois ele poderia apagar definitivamente todas as mensagens de forma irreversível.
A interface web é muito mais rápida e prática, tanto para utilização como para administração do que qualquer cliente de e-mail do mercado, portanto, é vantajoso utilizá-la ao invés de ter o trabalho de manter e configurar um cliente de e-mail em cada usuário de cada computador da empresa.
Com esta opção de “Não permitir apagar mensagens”, há total segurança com relação ao comportamento do usuário, pois todas as mensagens enviadas e recebidas pelo mesmo estariam protegidas no enorme espaço de armazenamento do Google. Desta maneira, o administrador tem total controle sobre o que entra e sai da empresa, não ficando a cargo da consciência do funcionário apagar ou não mensagens que possam comprometê-lo diante da empresa ou dos clientes ou que seriam de grande valia para a empresa mesmo após o desligamento do mesmo.
Caso fosse necessário apagar mensagens, isto seria feito por um administrador, ou mesmo pelo usuário, quando a opção fosse desmarcada temporariamente.
O que você acha desta ideia? Não é mais possível enviá-la ao Google pelo formulário padrão. Parece que eles já têm muitas ideias para trabalhar! Quais Apps do Google você já usa no dia a dia?
Sobre o autor
Profissional de TI com mais de 20 anos de experiência na indústria. Bacharel em Matemática Computacional, sempre aprendendo sobre tecnologia, desenvolvimento de software e automação. É criador do site Palpite Digital onde compartilha conhecimentos desde 2007!
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3 comentários para: “Email do Google Apps – Controlar quem pode apagar mensagens”
Eltern de Assis
Uma boa prática pode ser a de centralizar os emails num canal específico. Aqui na empresa nós consolidamos nossos emails de atendimento, esta consolidação se dá através de uma ferramenta que captura os emails enviados e os etiquetam, criando um número de acompanhamento. Perde-se no layout para aqueles que gostam de enfeitar seus emails com assinaturas em html, mas ganha-se no controle total de permissão e registro da troca de mensagens.
Já para mensagens internas, liberamos o email via Google Apps mesmo, onde se apagado, não afetará em nada o negócio.
Já estamos caminhando com este conceito desde 2004 e já prestamos, inclusive, consultoria para micro, pequenas e médias empresas sobre como governar melhor a troca de mensagens (correio eletrônico) e sua base de conhecimento.
Agora se o Google APPS possuísse este módulo, seria muito bom para muitos.
Jorge Jesus
Relativamente ao google apps, como é protegida a leitura dos emails dos utilizadores mediante os próprios administradores?
Obrigado.
Equipe Palpite Digital
Olá Jorge,
Os administradores da conta do Google Apps não tem acesso à sua senha de usuário.
Eles conseguem modificar a sua senha, mas não conseguem restaurar a senha anterior, o que deixaria você sem acesso.
Logo para ler seus e-mails eles precisam trocar sua senha e usar uma outra, o que faria com que você percebesse imediatamente.
Além disso existem logs para auditoria destas modificações nas contas dos usuários.