5 erros comuns que você deve evitar na Gestão de Riscos

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Embora o gerenciamento de riscos seja uma disciplina clássica e faça parte de um currículo padrão na maioria dos cursos de gerenciamento de projetos, isso não significa que o gerente de projetos médio saiba tudo o que há para saber sobre isso ou que esteja fazendo isso muito bem. Infelizmente!

Muitos de nós cometemos erros básicos que afetam negativamente os resultados do projeto. Realizamos a avaliação de riscos por conta própria, sem envolver a equipe. Identificamos o que poderia dar errado no início do projeto, mas não atualizamos os riscos posteriormente e raramente identificamos riscos positivos, riscos de pessoas e incógnitas desconhecidas.

Por que fazer o gerenciamento de riscos?

O gerenciamento de riscos é uma parte fundamental da entrega bem-sucedida do projeto, que funciona melhor quando todos os membros da equipe colaboram e compartilham seus conhecimentos e insights. Quando os riscos são analisados, planejados e atribuídos em colaboração, isso não apenas melhora o processo, mas também reforça a responsabilidade e a propriedade.

Às vezes, os gerentes de projeto se atribuem à maioria dos itens no registro de riscos. Mas isso não alavanca a equipe nem cria um senso de responsabilidade compartilhado. É importante ter a coragem de atribuir os proprietários certos e obter sua aceitação para gerenciar totalmente um risco.

Nesse processo, erros podem ocorrer, e os mais comuns são os erros abaixo.

Erro 1: erro de gestão de risco nos cenários e pontos de vista diferentes

Quando os gerentes de projeto executam bem o gerenciamento de riscos, eles consideram diferentes cenários e pontos de vista e examinam cada parte do projeto. Eles também incluem riscos relacionados à estratégia e conflito interpessoal, que os gerentes mais inexperientes podem perder.

Exemplos de tais riscos são mudanças na estratégia do cliente, a possibilidade de que o cliente e o fornecedor interpretem os requisitos ou o contrato de maneira diferente, o risco de que a confiança se rompa entre os parceiros de entrega, a personalidade e o caráter dos principais participantes e sua capacidade de colaborar, ou o risco de um ou mais grupos de partes interessadas se oporem à mudança.

Erro 2: problemas com as pessoas não são considerados

Bons gerentes de projeto planejam supor que os problemas com as pessoas ocorrerão e os mitigam com antecedência, implementando técnicas para gerenciar relacionamentos e comunicação. Eles estão preparados para o inesperado e envolvem a equipe no processo.

Eles organizam reuniões com o único objetivo de identificar e lidar com riscos e perguntam às pessoas com o que se preocupam e o que poderia impedi-las de cumprir suas promessas. Eles fazem isso, não apenas com o objetivo de mitigar riscos a curto prazo, mas também para criar uma cultura de conscientização de riscos, que permite à equipe identificar melhor os riscos no futuro.

A gestão de risco pode cometer erros, e o gestor deve identificar cada um para evitar que eles prejudiquem a empresa. (Foto: On The Go Financial)

Erro 3: riscos e oportunidades não bem avaliados

Mas o gerenciamento de riscos não consiste apenas em evitar possíveis obstáculos. Os riscos também podem ser positivos e vêm na forma de oportunidades.

Os riscos positivos são tão importantes para lidar com os riscos negativos, porque representam oportunidades para agregar ainda mais valor ao cliente. É quando desafiamos o status quo e encontramos maneiras de melhorar e inovar continuamente que exploramos oportunidades. Mas esses riscos positivos nem sempre podem nos encarar de frente – especialmente se não estamos preocupados demais em seguir o plano que traçamos.

Frequentemente, não precisamos treinar a nós mesmos – e aos outros – para identificar essas oportunidades e precisamos deliberadamente reservar um tempo para analisar como as coisas podem ser feitas de maneira diferente.

Erro 4: perfil geral de risco

Outro aspecto, que os gerentes juniores do projeto geralmente omitem, é avaliar o perfil de risco geral do projeto. O risco não é apenas um rótulo a ser adicionado a cada ameaça individual, pois o risco geral de um projeto pode ser maior que todos os riscos somados.

Outra limitação conceitual que é comum na compreensão do risco do projeto é pensar apenas em eventos ou condições detalhados no projeto ao considerar o risco. Isso ignora o fato de que o próprio projeto representa um risco para a organização, em um nível mais alto, talvez dentro de um programa ou portfólio, ou talvez em termos de entrega de valor estratégico.

A distinção entre “risco geral do projeto” e “risco individual” é importante, levando ao reconhecimento de que o risco existe em vários níveis, refletindo o contexto dos projetos. Portanto, é necessário gerenciar o risco geral do projeto (risco do projeto), bem como abordar os eventos e condições individuais do risco (riscos no projeto).

Erro 5: riscos esperados e inesperados

Existem mais dois problemas quando se trata de como gerenciamos os riscos. Em primeiro lugar, os gerentes de projeto não lidam adequadamente com os riscos esperados, ou seja, os desconhecidos conhecidos.

Esses são os riscos que entendemos e que podemos identificar e prever. Os gerentes de projeto geralmente são otimistas e demoram a lidar com esses riscos esperados simplesmente porque é mais fácil não fazer nada. A pesquisa mostra que as pessoas evitam se comprometer com ações de mitigação de riscos e, em vez disso, esperam e vêem como o risco se desenvolve antes de fazer algo a respeito.

A segunda questão é que os gerentes de projeto estão prestando muito pouca atenção – se houver – aos riscos inesperados; ou seja, as incógnitas desconhecidas.

Parece que há uma tendência a se concentrar em riscos familiares e mensuráveis, em oposição aos que a equipe do projeto não pode prever.

Uma das maneiras pelas quais podemos contornar isso é envolver pessoas no processo de identificação de riscos de fora do projeto. Pessoas que pensam de maneiras não convencionais e têm um ponto de vista diferente podem ser capazes de identificar as incógnitas que não podemos identificar por nós mesmos.

Alguns riscos, no entanto, não podem ser identificados pela equipe ou por pessoas de fora, pois são inerentemente desconhecidos. Tudo o que podemos fazer nesses casos é desenvolver resiliência e flexibilidade para podermos lidar com o impacto do inesperado, de onde quer que ele venha.

Melhorando o gerenciamento de riscos

Organize reuniões de risco com os principais membros da equipe e partes interessadas com o único objetivo de identificar e lidar com os riscos em conjunto e criar um senso de responsabilidade compartilhado.

Pergunte às pessoas com o que elas se preocupam e o que poderia impedi-las de cumprir suas tarefas.

Envolva pessoas de fora do projeto para ajudá-lo a identificar incógnitas desconhecidas.

Inclua riscos relacionados à mudança na estratégia do cliente, quebra de confiança e relacionamentos interpessoais.

Determine a melhor forma de mitigar os riscos que têm um impacto e probabilidade de médio a alto. Decida o que você pode fazer para diminuir a probabilidade de riscos negativos e aumentar a probabilidade de riscos positivos.

Explore a causa raiz de cada grande risco, perguntando por que, por que, por que.

Dê um passo para trás e avalie o risco geral do projeto. Pode ser maior do que todos os riscos somados.

Use mapas de risco para entender os ciclos de feedback e as relações entre riscos individuais.

Atribua o proprietário mais adequado a cada risco (não apenas a você mesmo) e obtenha a aceitação deles.

Incentive as pessoas a também tomar cuidado com riscos positivos e explorar oportunidades.

Incentive uma discussão sobre os principais riscos do projeto na reunião mensal do comitê de direção – especialmente aqueles que afetam os critérios de sucesso do projeto ou onde você precisa de financiamento ou tempo adicionais para implementar a resposta ao risco.

Sempre comunique riscos importantes às principais partes interessadas pessoalmente antes que elas as vejam por escrito.

Em resumo, muitos gerentes de projeto tratam o gerenciamento de riscos como um exercício mecânico que acaba não agregando valor.

Para nos tornarmos mestres em gerenciamento de riscos, precisamos envolver totalmente a equipe e criar uma cultura de conscientização de riscos, onde todos os riscos são levados a sério, incluindo riscos relacionados a pessoas, riscos positivos e desconhecidos desconhecidos.

Além disso, precisamos dar um passo atrás regularmente, avaliar o perfil de risco geral do projeto e tomar muito cuidado para comunicar os riscos mais graves e as ações de mitigação ao comitê diretor do projeto.

Como vocês fazem a gestão de risco? Quais elementos acham cruciais em uma gestão de risco bem sucedida?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

Veja também