Produtividade: como você pode produzir mais e melhor?

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Ser mais produtivo não é uma tarefa complicada, mas exige ser mais disciplinado sobre como gerir o seu tempo. Você pode produzir mais e melhor em qualquer área da sua vida, profissional, educacional, e pessoal, se você se dedicar a reorganizar a forma como lida com suas tarefas e seu tempo. Temos as dicas certas para te ajudar nessa árdua tarefa.

Acompanhe e limite a quantidade de tempo que você está gastando nas tarefas

Você pode pensar que você é muito bom em medir quanto tempo você está gastando em várias tarefas. No entanto, algumas pesquisas sugerem que apenas cerca de 17 por cento das pessoas são capazes de estimar com precisão a passagem do tempo. Uma ferramenta como um cronômetro podem ajudar, permitindo que você saiba exatamente quanto tempo você gasta em tarefas diárias, incluindo acessando redes sociais, email, edição de texto, aplicativos, estudos, etc. Vários aplicativos fazem isso automaticamente. Eu, particularmente, gosto de usar a técnica Pomodoro, que me dá uma ideia geral da minha produtividade durante um dia.

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Trabalhar menos produz mais em qualquer situação: e pausas regulares são essenciais!

Parece absurdo, mas fazer pausas regulares pode realmente ajudar a melhorar a concentração. Algumas pesquisas têm mostrado que tomar curtas pausas durante as tarefas longas ajuda você a manter um nível constante de desempenho, enquanto trabalhar em uma tarefa sem pausas leva a um declínio constante no desempenho.

Defina prazos pessoais

Enquanto nós pensamos no estresse como uma coisa ruim, um nível administrável de estresse auto-imposto pode realmente ser útil em termos de nos ajudar a concentrar e a alcançar nossos objetivos. Para tarefas ou projetos com prazos abertos, tente dar a si mesmo um prazo, e cumpra. Você pode se surpreender ao descobrir o quão focado e produtivo você pode ser quando está olhando para o relógio.

Organizando as tarefas para melhor produtividade

Não tente fazer 30 coisas ao mesmo tempo. Tente organizar as tarefas em ordem para evitar ficar sobrecarregado e não produzir adequadamente. (Foto: bisnis.liputan6.com)

Como produzir: economia com a regra dos dois minutos

A regra dos dois minutos consiste em fazer o maior proveito a partir de pequenas janelas de tempo que você tem no trabalho. A ideia é esta: se você vê uma tarefa ou ação que você sabe que pode ser feita em dois minutos ou menos, faça imediatamente. Completar a a tarefa de imediato leva menos tempo do que ter que voltar a ela mais tarde. Sempre imponha um limite de dois minutos de intervalo entre cada tarefa, no máximo, e otimize ainda mais seu tempo.

Diga não às reuniões

As reuniões, sejam elas familiares ou profissionais, são um dos maiores sugadores de tempo, mas continuamos a fazê-las sem questionar. Antes de fazer a sua próxima reunião no trabalho ou com a família, pergunte-se se você pode alcançar os mesmos objetivos ou tarefas por email, telefone ou por uma videoconferência.

E faça reuniões enquanto realiza outras tarefas

Se você absolutamente deve participar de uma reunião, faça elas enquanto realiza outras tarefas, ou pelos corredores da casa/empresa. Você pode ir realizando outras tarefas enquanto conversa, e ainda pedir ajuda das companhias de reunião nas tarefas, pois o trabalho em equipe pode ajudar a render melhor o trabalho.

Multitarefa é bom para produtividade?

Enquanto nós tendemos a pensar na multitarefa como uma habilidade importante para aumentar a eficiência, o oposto pode de fato ser verdade. A tentativa de fazer várias tarefas ao mesmo tempo pode resultar em tempo e produtividade perdida. Em vez disso, crie o hábito de se comprometer com uma única tarefa antes de passar para o seu próximo projeto. Com o tempo, fazer mais tarefas ao mesmo tempo fica mais fácil, e você pode inserir as multitarefa no contexto do dia a a dia, de forma a não prejudicar a produtividade total.

Melhorando a produtividade pela organização

Seja mais organizado em casa, e sua produtividade será melhorada muitas vezes. Deixe a casa limpa, e com cada objeto em seu devido lugar. (Foto: cliparts.co)

Aproveite melhor o tempo livre

Isso vale para qualquer momento inesperado que você pode encontrar no seu tempo livre. Em vez de jogar no celular, ou acessar suas redes sociais, use esse tempo para responder alguns e-mails, criar sua lista de tarefas diárias, ou fazer algum brainstorm de projetos que você quer executar.

Perfeccionismo faz mal à saúde e à produtividade

É comum as pessoas tentarem incessantemente aperfeiçoar uma tarefa. A realidade é que nunca algo serpa perfeito. Ao invés de desperdiçar tempo com a ilusão da perfeição, termine suas tarefas com o melhor de sua capacidade e siga em frente. É melhor completar a tarefa do que ficar remoendo. E lógico, você poderá retornar à tarefa depois, para fazer aperfeiçoamentos.

Faça pausas para exercícios

Usar seu tempo de trabalho para o exercício pode realmente ajudar a melhorar a produtividade, de acordo com várias pesquisar na área. Se possível, combine um passeio ou academia com alguma tarefa que você precisa cumprir, como um planejamento financeiro anual. O maior ritmo de batimentos cardíacos pode ser exatamente o que é necessário para limpar a cabeça e te dar um novo foco.

Seja proativo e não reativo

Permitir que chamadas telefônicas e emails ditem como você gasta o seu dia vai significar que você faz um grande trabalho de extinção de incêndios, mas que é a única coisa que você consegue fazer. Separe um tempo para responder emails, e dar solução aos telefonemas, mas não deixe-os determinar o que fazer no seu dia. Sejam tarefas pedidas por familiares, colegas de trabalho, ou seu chefe, coloque-as na sua agenda, mas priorize as tarefas que já estavam antes. Assim, além de se planejar para apagar os incêndios, você já começa a plantar novas árvores para evitar que o fogo se alastre.

Trabalhe focado para trabalhar menos

Pesquisadores descobriram que a elite intelectual, artística, e esportista (atletas, jogadores de xadrez, músicos, etc.), e que trabalham em intervalos de não mais de 90 minutos, são mais produtivos do que aqueles que trabalham 90 minutos ou mais. Eles também descobriram que os indivíduos com os mais altos desempenhos no trabalho tendem a trabalhar não mais de 4,5 horas por dia. Isso vale para estudos e tarefas caseiras também.

Crie um ambiente produtivo

Pode parecer improvável, mas as pesquisas mostram que equipar ambientes com elementos esteticamente agradáveis, tais como plantas e quadros, pode aumentar a produtividade em até 15 por cento. Imagens, velas, flores, ou qualquer outra coisa que coloca um sorriso em seu rosto são excelentes opções de decoração. Isso vale para qualquer ambiente da casa, sem exceções!

Minimize as interrupções no seu dia a dia

Ter alguém por perto para conversar pode parecer inocente, mas mesmo breves interrupções podem produzir uma mudança no padrão de trabalho e uma queda correspondente na produtividade. A minimização de interrupções pode significar a criação de uma horário para diferentes tarefas, manter a sua porta do quarto ou escritório fechado, ou trabalhar de casa para projetos mais urgentes.

Não acrescente horas ao seu dia, mas mais organização às suas horas

Se você sentir a necessidade de aumentar a sua produtividade, resista à tentação de fazer mais horas de trabalho. Em vez disso, volte atrás e pense em maneiras que você pode trabalhar de forma mais inteligente, não de forma mais extensiva.

Como você organiza seu trabalho? Quais dicas de produtividade funcionam melhor pra você?

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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