O que é um plano de ação? Para que serve?

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

Sua equipe e a operação encontrarão desafios ou problemas que devem ser superados. Nós delineamos um processo de sete etapas para ajudá-lo a resolver problemas. Os sete passos do planejamento de ação incluem:

Definir o(s) problema(s)

Coletar e analisar os dados

Esclareça e priorize o(s) problema(s)

Escreva uma declaração de meta para cada solução

Implementar soluções: o plano de ação

Monitore e avalie

Reinicie com um novo problema ou refine o problema antigo

A seguir, um exemplo simples do processo de solução de problemas na prática: O proprietário da fazenda de gado leiteiro observa que os pesos do tanque a granel estão mais baixos nesta semana do que na semana passada. Nas próximas seções, vamos percorrer os sete passos para resolver este problema:

Defina o(s) problema(s) para o plano de ação

Avalie a situação. Todas as possibilidades foram consideradas? Neste estágio, explore todas as possibilidades, peça a todos os indivíduos envolvidos ou interessados por sua contribuição para identificar o problema. Existe apenas um problema ou há mais?

Nosso dono de fazenda conduz uma investigação completa na tentativa de determinar por que os pesos do tanque estão baixos. Ele verifica com o veterinário para ter certeza de que não há um fator de saúde contribuinte. Ele também faz a nutricionista avaliar a ração para ter certeza de que estão se alimentando no nível adequado. Além disso, ele entrevista funcionários que interagem com as vacas diariamente. Isso é o que ele encontra:

Procedimentos Operacionais Padrão estão sendo seguidos completamente na sala de ordenha.

Vários alimentadores substitutos encontraram algumas pré-misturas em falta. Para alimentar as vacas leiteiras, eles tiveram que preparar pré-misturas antes de misturar as rações de rebanho.

O veterinário visita e informa que as vacas estão com boa saúde.

O nutricionista avalia as rações e as considera apropriadas para os vários grupos de produção.

O dono da fazenda começa a suspeitar que o problema é resultado da variação na ração de alimento sendo alimentada como resultado de diferentes pessoas misturando a ração.

Coletar e analisar os dados para o plano de ação

Agora que identificamos o problema, coletamos e analisamos dados para provar ou refutar a suposição de que nosso problema é resultado de uma ração inconsistente. Analisamos as situações fazendo perguntas.

Qual ingrediente (s) na ração do computador é o provável problema?

O que os outros (veterinário, nutricionista, pastor) vêem como a razão para os pesos mais baixos do tanque?

O que os alimentadores veem? Quanta comida está no beco quando um novo alimento é lançado?

O que os dados de teste indicam? Compare as análises da amostra da ração que está sendo alimentada, a ração sendo comida pelas vacas e a ração deixada quando a nova ração é entregue.

Em nosso cenário, o proprietário da fazenda analisa os pesos do tanque e confirma que os pesos do tanque estão inativos. Em seguida, ele verifica os números das vacas para ver se, talvez, eles estão inativos. Em vez disso, ele descobre que o número de vacas está em alta. Como ele está recolhendo dados dos empregados, ele é lembrado de que o antigo alimentador partiu para uma nova posição. Ele descobre que pessoas diferentes estão trabalhando para misturar a ração. O proprietário começa a suspeitar que as rações diárias da vaca não estão sendo feitas consistentemente. Ele revisa a análise de amostras de ração nas três próximas alimentações e descobre que a variação está além dos limites de aceitabilidade.

Esclarecer e priorizar o(s) problema(s)

Se houver mais de um problema, será necessário priorizar os problemas para que você possa se concentrar nos problemas mais importantes primeiro. Faça as seguintes perguntas para ajudá-lo a resolver os problemas com as questões de maior prioridade no topo da lista.

Qual problema pode resultar em consequências negativas em termos de saúde da vaca ou dos funcionários?

Algum dos problemas está colocando a operação em risco de estar em desacordo com os regulamentos?

Quais problemas têm maior impacto na estabilidade econômica de longo prazo da operação?

Quais problemas têm impacto de curto prazo na estabilidade da operação?

Neste caso, temos apenas um problema – a falta de uma ração consistente, de modo que a priorização não é necessária.

Faça um plano de ação para sua empresa e melhore diversos aspectos da companhia. (Foto: FEDmanager)

Escreva uma declaração de meta para cada solução

O próximo passo no processo é a configuração de S.M.A.R.T. objetivos ou metas que são:

S – Específico

M – Mensurável

A – Realizável

R – Relevante

T – Pontual

A equipe precisa passar pelos problemas que foram identificados e avaliá-los para cada um desses itens. Se todas as metas que foram definidas forem S.M.A.R.T. objetivos, ótimo – você está pronto para avançar para o Monitoramento do Progresso. Caso contrário, trabalhe com a equipe para fazer os ajustes necessários para realizar as metas S.M.A.R.T.

S – Específico

Metas específicas são claras e focadas, não abrangentes, ambíguas ou gerais. Objetivos específicos fornecem informações específicas sobre os comportamentos associados ao objetivo. Essas metas indicam quem fará o quê, quando e como.

Exemplo de uma meta que não é específica – “A equipe de consultoria melhorará a lucratividade da Fazenda do João”.

Exemplo de uma meta específica – “Os funcionários da Fazenda do João reduzirão os custos de alimentação produzindo forragens de alta qualidade, tendo equipamentos de forragem em funcionamento até 1º de julho, armazenando a primeira colheita de silagem de feno até 25 de julho, e continuando a colheita em intervalos de 31 dias durante todo o período de crescimento”.

M – Mensurável

Metas mensuráveis fornecem um indicador mensurável de sucesso, para que seja fácil monitorar o progresso e determinar quando o sucesso foi alcançado. Medições de sucesso podem ser quantificadas com números ou uma simples determinação sim / não.

Exemplo de uma meta que não é mensurável: “Os funcionários da Fazenda do João irão melhorar a qualidade da ração.”

Exemplo de um objetivo mensurável: “Os funcionários da Fazenda do João aumentarão o valor médio da alimentação relativa de 100 para mais de 140 para todas as silagens de feno armazenadas neste verão” ou “Todos os ingredientes da Fazenda do João serão pesados usando as balanças eletrônicas e entregues à beliche de alimentação até às 10:00 da manhã”

A – Alcançável

Objetivos alcançáveis são realistas e estão bem dentro das habilidades, responsabilidades e recursos da administração e da equipe. Isso não significa que os objetivos devam ser fáceis de alcançar. Todo esforço deve ser feito para atingir um nível mais alto de desempenho. Às vezes, as metas de “alongamento” podem incentivar alguém a sair da zona de conforto e enfrentar tarefas de uma maneira nova, desafiadora, mas realizável, que resulta em melhorias gerais para a operação.

Exemplo de uma meta que não é alcançável: “A produção de leite excederá a quantidade x”, onde x está além das limitações para a criação de gado, instalações e gerenciamento da operação.

Exemplo de uma meta viável: “O funcionário da fazenda x misturará os ingredientes da ração com precisão (ração úmida inferior a 5% e ração seca com menos de 1% de erro) e entregará às vacas até às 10:00.”

R – Relevante

Um objetivo relevante é apropriado para uma pessoa que tentará alcançá-lo e para as metas e objetivos gerais da fazenda.

Exemplo de um objetivo que não é relevante: “Todos os alimentos serão entregues às vacas até às 10:00 da manhã” Essa meta é fácil de medir e atingir, mas não faz nada para garantir a qualidade da alimentação.

Exemplo de um objetivo relevante: “A equipe da fazenda melhorará a produção de leite e diminuirá o desperdício de ração assegurando que a ração calculada seja fornecida às vacas com precisão, nas quantidades adequadas e até às 10:00 da manhã.”

T – Pontual

A consecução de um objetivo não deve ser aberta, mas definida por um tempo específico. Tanto quanto possível, a data exata em que o objetivo deve ser alcançado deve ser determinada. Quando uma meta tem um prazo, ela fornece um ponto mensurável e acelera o progresso em direção a metas críticas. Os funcionários geralmente dão mais ênfase às metas que têm prazos específicos do que àquelas para as quais nenhum tempo para medição foi estabelecido.

Exemplo de uma meta que não é pontual: “Vamos aumentar o leite vendido por trabalhador para 1,2 milhão de reais”.

Exemplo de uma meta pontual: “Aumentaremos o leite vendido por trabalhador para 1,2 milhão de reais até 1º de julho do ano que vem”.

Agora, voltemos ao nosso exemplo – um S.M.A.R.T. O objetivo dessa situação seria escrever um procedimento operacional padrão (POP) até a noite de amanhã, para que todos que forem designados para alimentar as vacas inesperadamente possam facilmente seguir os passos e assegurar que as vacas sejam alimentadas corretamente duas vezes ao dia, às 6 da manhã e às 18:00

Implementar Soluções: o Plano de Ação

O quinto passo é escrever um plano de ação que resolva os problemas. Um plano de ação é escrito para que qualquer funcionário possa executar a tarefa com sucesso e é seguido de maneira semelhante a uma receita. Converte a meta ou o plano em um processo de pessoas. Tem três partes essenciais:

Com base no objetivo, os planos de ação respondem a cinco perguntas – O quê? Quando? Como? Onde? Quem?

O exemplo abaixo aplica essas etapas ao nosso problema de amostra. Algumas das etapas do plano de ação são óbvias.

O que? Alimentar as vacas corretamente duas vezes por dia.
Quando? Amanhã a noite.
Como? O POP escrito.

Perguntas para o plano de ação

Onde? A alimentação deve ser misturada no vagão de alimentação usando o trator verde no bloco de concreto pelas caixas de mercadoria próximas aos silos. A ração deve então ser fornecida às vacas nos lotes 2, 3 e 4 duas vezes ao dia, às 6 da manhã e às 6 da tarde.
Quem? Ser designado pelo pastor até que um novo alimentador seja contratado e treinado.

Listar os recursos

Peça ajuda ao supervisor se surgir alguma dúvida.
Os recursos estão na área de armazenamento e serão substituídos conforme forem usados.
O trator e o vagão de mistura estão no galpão pelo armazenamento de alimentos.
O alimentador está autorizado a pedir comida ou pedir ao escritório para fazê-lo.
O alimentador pode gastar até R$300 para corrigir problemas quando o escritório está fechado e deve receber peças em consideração no equipamento.

Barreiras potenciais:

Alimentações esgotadas em silos ou caixas.
Trator está em uso em outro lugar.
Equipamento quebrado.
Empregados doentes.
Vacas no lote errado.
Balanças quebradas.

Você desejará lançar um plano alternativo para cada uma dessas contingências.

Monitorar e avaliar plano de ação

Nossa próxima etapa no processo de solução de problemas é projetar um método para monitorar o resultado. O método que selecionamos deve avaliar se o objetivo e o plano de ação corrigem o problema. Além disso, um método de monitoramento bem projetado ajudará a equipe a determinar quando o plano de ação precisa ser melhorado.

Uma equipe de profissionais não deve gastar muito tempo analisando vários conjuntos de dados. Eles devem ter planilhas simples ou gráficos que digam quão bem o plano de ação está funcionando e passar para problemas maiores. A maioria das equipes precisa de uma pequena lista de parâmetros-chave relacionados aos objetivos que seguem cada reunião. Uma lista extensa de itens de produção é fornecida na seção Recursos / Ferramentas especiais para obter ideias. Muitas equipes rastreiam dados resumidos de relatórios contábeis, inventários de recursos ou outros itens críticos para o monitoramento de planos de ação.

Em cada reunião de equipe, a equipe deve receber uma atualização sobre o progresso no cumprimento das metas, incluindo quaisquer dificuldades encontradas ou benefícios recebidos. Relatórios impressos, resumos e planilhas agilizam o trabalho da equipe e ajudam a rastrear o progresso. À medida que o tempo passa e as situações mudam, a equipe precisará reavaliar as metas individuais e as etapas da ação, além de eliminar as que não são mais necessárias. Adicione novas metas conforme necessário.

Em nosso exemplo, havia vários componentes do processo de monitoramento e avaliação:

Amostras foram coletadas e analisadas em cada alimentação pelas próximas duas semanas.
O supervisor observou rotineiramente o processo de mistura de ração para ver se o procedimento operacional padrão estava sendo seguido.
Pesos de tanque a granel foram monitorados e plotados com números de vacas em um gráfico em uma parede no escritório da sala de visitas.
Uso de ferramentas de monitoramento: relatório de rebanho de amostra

Reinicie com um novo problema ou refine o problema antigo

As etapas de solução de problemas são cíclicas. Se o primeiro ciclo for bem sucedido, o processo recomeça com um novo problema. Se o mesmo problema persistir, deve haver refinamento, então o processo recomeça com o refinamento do problema original à medida que os dados mais atuais são analisados.

O processo de resolução de problemas pode durar minutos ou estender-se a anos, dependendo da dificuldade e complexidade do problema a ser resolvido. Alguns problemas serão abordados “on the fly” pelo proprietário da fazenda. Outros exigirão consideração cuidadosa pela equipe de consultoria da fazenda.

Ficou alguma dúvida? Deixem nos comentários suas perguntas!

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

Veja também