Técnica timebox: como funciona?

Em Trabalho e produtividade por André M. Coelho

De acordo com a lei de Parkinson, “o trabalho se expande para preencher o tempo disponível para sua conclusão”. Por exemplo, se você alocar 3 semanas para uma tarefa, não importa se você pode finalizá-la realisticamente, subconscientemente o objetivo de expandir seu trabalho para que você não termine mais cedo do que as 3 semanas selecionadas.

Portanto, a menos que você queira gastar um mês inteiro escrevendo um texto de 5 páginas apenas porque esse é o prazo que você definir para si mesmo, você deve experimentar o Timeboxing.

Aqui está tudo o que você precisa saber sobre essa técnica de gerenciamento de tempo orientada a objetivos:

Técnica timebox: o que é?

O TimeBox é uma técnica simples de gerenciamento de tempo que envolve a atribuição de uma unidade de tempo fixa e máxima para uma atividade com antecedência e, em seguida, conclua a atividade dentro desse período.

O conceito foi introduzido pela primeira vez por James Martin, autor do livro Rapid Application Development, como parte do desenvolvimento de software Agile.

Na gist, o Timeboxing é uma técnica de gerenciamento de tempo, na qual você aloca um período fixo para uma atividade planejada. Você trabalha na atividade durante o período fixo e para de trabalhar nela quando o horário acabar – então, avalia se atingiu seus objetivos planejados.

Você pode usar essa abordagem para lidar com as tarefas de gerenciamento de projetos ou gerenciar suas tarefas pessoais.

Diferença entre time blocking e time boxing

O time blocking e o time boxing envolvem alocar períodos de tempo fixos para atividades – mas, enquanto o bloqueio do tempo inclui o tempo estritamente reservado para uma atividade, o tempo de caixa inclui a limitação do tempo que você gasta nele.

1. Time block

Aqui você aloca períodos de tempo para encontrar tempo para tudo na sua agenda, tudo o que teme que você não teria tempo para fazer. Os períodos de tempo são chamados de “blocos de tempo” (time blocks) e geralmente ditam um horário de início e término para uma atividade, uma janela de tempo mais curta que você pode marcar no seu calendário. Cada bloco de tempo visa ajudá-lo a seguir sua programação e terminar seu trabalho a tempo.

No final do bloco de tempo, você avalia se conseguiu concluir a tarefa antes do final do período de tempo prescrito – se não fosse, apenas aloca mais tempo para a mesma tarefa na próxima vez.

2. TimeBox

Com o time box, você aloca períodos de tempo para colocar um limite rigoroso às atividades que você temia que, de outra forma, tire muito do seu tempo.

Aqui cada um dos períodos são chamados de “caixas de tempo” (timebox) e podem envolver períodos de tempo maiores, abrangendo períodos que variam de 15 minutos a vários meses. Uma caixa de tempo sempre possui prazos e objetivos específicos associados a ele, e também pode envolver entregas, um orçamento e marcos.

No final da caixa de tempo, você declara seu trabalho realizado, não importa o quê, e avalia se conseguiu cumprir seus objetivos, completamente ou parcialmente.

Por exemplo, você quer arrumar seu escritório, mas não quer passar uma tarde inteira com ele. Portanto, você aloca meia hora a essa tarefa e para imediatamente quando o seu tempo de tempo de 30 minutos acabar, não importa o quanto você realmente conseguiu limpar.

O timebox é uma técnica em que blocos de tempos são separados para diferentes atividades com critérios seletos. (Imagem: Google Play)

Como usar o Timebox?

A técnica de gerenciamento de tempo timebox envolve 5 etapas:

Encontre tarefas adequadas

Defina seus objetivos

Defina o tempo

Trabalhe e avalie seus resultados

Reivindique sua recompensa

PASSO 1: encontre tarefas adequadas

Em geral, você pode selecionar qualquer tarefa desejada e alocá-la para uma caixa de tempo – mas seria melhor se você definir caixas de tempo para:

1. Tarefas que você não tem motivação para fazer

Geralmente, essas são tarefas esmagadoras que você conhece levará muito tempo e esforço, como escrever um romance ou terminar um trabalho de 10.000 pesquisas. Você sabe que não pode concluir essas tarefas rapidamente, então procrastina sem fim.

Ao dividir esse trabalho em pedaços menores e gerenciáveis com seus próprios prazos e marcos separados, você está essencialmente tornando a tarefa menos assustadora – você só precisa se motivar a chegar ao próximo prazo ou marco, o que é muito mais gerenciável.

2. Tarefas que você não quer gastar muito tempo fazendo

Geralmente são tarefas necessárias, mas desagradáveis que você não deseja gastar muito tempo, como limpar seu quarto ou resolver seus e -mails. Você arrasta o tempo antes de enfrentar essas tarefas ou gastar muito tempo com elas.

Ao definir um prazo estrito para esse trabalho, você está essencialmente limitando o tempo que gastará desde o início.

PASSO 2: defina seus objetivos

Depois de escolher suas tarefas, pense no que você deseja realizar com elas e a que horas.

Por exemplo, se você está trabalhando para escrever um trabalho de pesquisa de 10.000 palavras e tem 30 dias para finalizá-lo, sua meta de longo prazo é clara-você deseja escrever um artigo bem pesquisado antes do início dos 30 dias, E obtenha uma boa nota para isso.

Mas, para atingir esse objetivo final, você também deseja fazer com que seja o seu objetivo escrever um certo número de palavras por dia – esse número predefinido de palavras será o marco diário que você precisará alcançar todos os dias.

Para chegar a esse prazo, você terá que escrever cerca de 400 palavras por dia – o que significa que terminará em 25 dias (400×25 = 10.000) e ainda terá 5 dias extras para revisões e edição, além de tarefas inesperadas que podem Jogue você fora da pista e faça você perder tempo.

Quando se trata de tarefas que você não tem a motivação, pode fazer o trabalho nas referidas tarefas durante uma meta do Timebox uma meta em si – por exemplo, fazer a limpeza do seu quarto por 15 minutos, seu único objetivo. Você pode até tornar essa caixa de tempo recorrente – trabalhar para limpar seu quarto por 15 minutos todos os dias e, até o final da semana, você provavelmente descobrirá que fez um grande progresso, sem sequer suar grave.

ETAPA 3: defina o tempo

Depois de decidir a tarefa que você enfrentará e os objetivos que deseja alcançar enfrentando-a, é hora de alocar um período de tempo para esta tarefa – essa etapa é quase idêntica à segunda etapa no bloqueio de tempo.

Então, você decide quando começará a trabalhar na tarefa e, quando parará de trabalhar nela – se o prazo permitir, poderá até marcar esse tempo no seu calendário, para garantir que fique no caminho certo com suas tarefas .

Conforme mencionado na primeira etapa, você provavelmente caixa de tempo suas tarefas mais exigentes ou tarefas que você não tem motivação a fazer – portanto, precisará de uma caixa de tempo ideal e curta para ajudar a tornar essas tarefas administráveis.

Vamos tomar o trabalho de pesquisa de 10.000 palavras como exemplo mais uma vez – você já descobriu que precisa escrever (e editar) 400 palavras todos os dias, mas você também vai querer limitar o tempo por dia que gastará trabalhando nesta tarefa. E foi aí que o clássico caixa de tempo finalmente entra em ação.

Você pode limitar sua caixa de tempo para escrever e editar o trabalho de pesquisa a 3 horas por dia – marque desta vez em sua agenda diária e certifique -se de cumpri-lo.

Obviamente, você também pode analisar as 3 horas em caixas de tempo menores e separá-las com intervalos curtos – dessa maneira, tornará a sessão de trabalho ainda mais gerenciável. Por exemplo, você pode trabalhar por 25 minutos e depois fazer um intervalo de 5 minutos, antes de retomar o trabalho – isso é chamado de técnica de gerenciamento de tempo Pomodoro e é uma ótima solução para a duração das suas caixas de tempo.

Você também pode usar um cronômetro online e rastrear seu tempo de trabalho de 25 minutos e intervalos de 5 minutos diretamente do seu dispositivo.

Você também precisará decidir a que hora do dia começará seu primeiro timebox. Você deve trabalhar em suas tarefas mais difíceis pela manhã. Portanto, você pode simplesmente definir uma caixa de tempo inicial para a sua tarefa mais importante, mais urgente ou simplesmente desagradável que você não tem a motivação a fazer, pela primeira vez pela manhã.

PASSO 4: trabalhe e avalie seus resultados

A última etapa pode ser a mais simples – você começa a trabalhar em sua primeira tarefa programada sem hesitar e, em seguida, trabalha na sua lista de caixas de tempo programadas.

Para garantir que você permaneça dentro do prazo, o tempo de rastreamento gasta em cada tarefa:

Quando o tempo definido terminar, pare de funcionar imediatamente – depois avalie seus resultados. Se suas caixas de tempo para hoje incluíam escrever 400 palavras para o seu artigo, você conseguiu fazer isso? Se seu objetivo era passar 15 minutos limpando seu sótão, você realmente passou os 15 minutos inteiros fazendo isso? Ou você desistiu no meio do caminho para tomar uma xícara de café, para nunca mais voltar?

Cada vez que você trabalha em sua tarefa durante o período predefinido, está realizando uma caixa de tempo bem-sucedida – depois de cada caixa de tempo, tudo o que você precisa fazer é avaliar seus resultados. Se você conseguiu alcançar seus objetivos e marcos, termine dentro do prazo, enquanto estava dentro do orçamento (para projetos) e entregue o que você prometeu, é hora de você se recompensar.

PASSO 5: reivindique sua recompensa

Você pode realmente fazer sem essa etapa – mas, mantendo -o, garantirá que você tenha algo pelo que esperar depois de atingir os marcos definidos e concluir caixas de tempo importantes.

Por exemplo, após cada 3 horas por dia que você gastou com sucesso escrevendo e editando 400 palavras para o seu trabalho de 10.000 pesquisas no total, você pode se recompensar indo para uma pausa prolongada de café com amigos ou assistindo a um episódio do seu programa de TV favorito na Netflix.

As recompensas o manterão motivado para concluir caixas de tempo a longo prazo. Afinal, saber que você tem uma recompensa esperando por você se mantiver seu foco na tarefa em questão durante o Timebox prescrito o inspirará a manter as regras.

Por outro lado, se você vacilar e procrastinar, provavelmente se sentirá culpado o suficiente para pular a recompensa e tentar melhorar na próxima vez.

Vantagens do timebox

No geral, a caixa de tempo suas tarefas traz vários benefícios à sua rotina de trabalho – e há muitas razões para você tentar essa técnica de gerenciamento de tempo:

1. Você trabalhará em tarefas desagradáveis

Às vezes, existem tarefas com as quais você simplesmente não consegue fazer – mas alocar períodos de tempo curtos a essas tarefas desagradáveis as torna menos assustadores ou chatos e fornece um tempo dedicado que você garantirá para trabalhar nelas.

2. Você gastará menos tempo em tarefas desagradáveis

Às vezes, há tarefas que você não deseja gastar muito tempo, porque não são tão importantes ou urgentes – mas são inevitáveis, em algum momento.

Se você limitar o tempo alocado que gasta nessas tarefas, garantirá que não gaste uma eternidade limpando seu sótão ou resolvendo sua caixa de entrada. Se você alocar caixas de tempo curtas recorrentes para essas atividades em um período maior de dias, provavelmente terminará tudo, mal percebendo.

3. Você trabalhará em tarefas que são “muito curtas”

Às vezes, você terá pequenas tarefas que mal considera digno de um lugar em sua agenda – como um e-mail que você fica esquecendo de responder, embora não demore mais de 2 minutos para fazê-lo.

Mas, quando você agenda uma caixa de tempo dedicada apenas para este e-mail, mesmo que seja apenas um comprimido de 2 minutos, você provavelmente não esquecerá novamente.

4. Você trabalhará em tarefas que são “muito longas”

Às vezes, você terá que resolver tarefas que exigem tanto tempo e esforço que você adiará constantemente trabalhando nelas.

Porém, você pode superar seu pavor analisando essas tarefas a caixas de tempo menores com seus próprios prazos separados – depois de concluir cada caixa do tempo, você estará fazendo lento, mas certo progresso.

5. Você vai parar de ser um perfeccionista

É difícil ajustar todos os detalhes desnecessários em seu trabalho quando você tem apenas 25 minutos antes de ter que ser feito.

O tempo de caixa garante que você pare de trabalhar em uma tarefa após uma quantidade razoável de tempo e não gaste o dobro de tempo em intermináveis ??ajustes.

6. Aumenta sua motivação

Não há nada como um cronômetro para ajudar a motivá-lo a se concentrar no que você está fazendo.

Definir um prazo dedicado para trabalhar nas tarefas ajuda a se concentrar nas referidas tarefas, e o cronômetro o inspira a evitar distrações e procrastinação.

Para definir sua motivação para o máximo, você pode definir um desafio especial para si mesmo e selecionar várias tarefas menores que você terá que terminar antes de uma caixa de tempo acabar – por exemplo, quantas solicitações de clientes de email você pode responder dentro de uma hora ?

7. Cria um equilíbrio em sua vida

Muitas vezes, acontece que gastamos muito tempo em certas atividades e não há tempo suficiente com os outros – mas o tempo de caixa ajuda a limitar ou economizar o tempo que gasta em atividades.

Você passa muito tempo em reuniões? Defina uma caixa de tempo de 15 minutos para cada reunião e pare de parar a reunião assim que os 15 minutos estiverem.

Você não gasta tempo suficiente com sua família? Dedique uma caixa de tempo de 1 hora a passar um tempo com sua família todos os dias e depois aproveite ao máximo esses momentos familiares.

No final, o caixa de tempo garante que você encontre um equilíbrio entre atividades pessoais relacionadas aos negócios, bem como entre tarefas importantes e necessários, mas recados demorados-limitando o tempo que você gasta em algumas atividades, você está fazendo tempo para outros Atividades.

Estratégias e dicas de timeboxing

Para que seu uso do timebox seja otimizado, veja algumas dicas importantes:

1. Torne o tempo visual

O tempo geralmente parece abstrato, e você terá que torná-lo mais tangível – ficando de olho em um cronômetro que lembra que você precisa restringir seu trabalho a uma caixa de tempo predefinida. Ao fazer isso, você sempre saberá quanto tempo deixou antes de parar de trabalhar e tirar conclusões.

Se você estiver trabalhando em uma equipe, o cronômetro fornecerá os meios para atuar como seus próprios supervisores e figuras de autoridade – cada vez que uma discussão sai de controle, alguém perguntará sobre o tempo ou apontará que você tem x minutos antes do horário acabar e que você precisa seguir em frente.

Se você é um gerente que lida com uma equipe, informe a equipe quando houver apenas 2 minutos antes do final de uma caixa de tempo – dessa maneira, eles saberão que é hora de começar a trabalhar no final da tarefa.

2. Distinguir entre caixas de tempo hard e soft

Se você não tiver certeza do que deve fazer após cada caixa de tempo, deixe as coisas mais claras, fazendo a diferença entre caixas de tempo “hard” e “soft”:

Soft Timebox – As caixas de tempo soft ou suaves abrangem uma tarefa maior que você dividiu em sub-tarefas menores. Cada vez que você termina uma caixa de tempo, você se move na próxima caixa de tempo relacionada. Você mantém o seu foco em um tipo de tarefa e há um fluxo contínuo, apenas ligeiramente interrompido por marcos simbólicos destinados a ajudá-lo a analisar seu trabalho e torná-lo mais gerenciável.

Hard Timebox – São tarefas que você não pensa mais quando terminar com elas. Cada vez que você termina uma caixa de tempo, passa para a próxima caixa de tempo completamente não relacionada. Você muda seu foco para um tipo diferente de tarefa, e os marcos são mais proeminentes.

3. Determine o tempo máximo da caixa de tempo

Como mencionado anteriormente, você pode definir uma caixa de tempo em vários meses no total – mas ainda precisará dividir esse tempo em caixas de tempo menores e mais gerenciáveis, as que você poderá enfrentar em uma sessão.

Então, qual é o tempo máximo realista para uma caixa de tempo?

Bem, de acordo com a ciência frequentemente discutida dos ritmos ultradianos, a mente humana não pode se concentrar em uma tarefa por mais de 90 minutos – portanto, você nunca deve alocar mais de 90 minutos em uma sessão para qualquer tarefa.

No entanto, você pode alocar menos do que isso – se tiver uma tarefa importante de brainstorming que levará cerca de 5 minutos, fique à vontade para definir uma caixa de tempo de 5 minutos.

A duração das suas caixas de tempo depende completamente de você e das tarefas que você precisa executar – 15, 20, 30 ou 45 minutos, são todas ótimas opções para diferentes tipos de tarefas. Apenas certifique -se de nunca passar por mais de 90 minutos sem fazer uma pausa. O que nos leva à próxima dica.

4 Faça pausas

Fazer pausas é um passo importante para garantir que você permaneça focado por períodos mais longos – a ciência mostra que sua atenção começará a diminuir após 90 minutos, mas pode vacilar muito antes disso. Portanto, é importante que você defina quebras em sua rotina com antecedência.

Por exemplo, você pode trabalhar por 45 minutos e depois fazer uma pausa para 15 – dessa maneira, você receberá uma hora inteira para o seu horário.

Você também deve gastar essa pausa com sabedoria – se estiver passando o dia inteiro trabalhando em frente ao computador, deixe seus olhos descansarem um pouco e não os torturam com uma sessão de feed do Instagram durante o intervalo. Em vez disso, coloque sua música favorita e faça uma xícara de chá, ou saia e faça uma curta caminhada.

Depois de voltar, você sentirá que recarregou suas baterias e recuperou o foco e a concentração, bem a tempo de mais uma sessão de trabalho de 45 minutos.

Como vocês melhoram sua produtividade? Quais técnicas funcionam para vocês? Compartilhem nos comentários abaixo!

Sobre o autor

No final da década de 90, André começou a lidar diretamente com tecnologia ao comprar seu primeiro computador. Foi um dos primeiros a ter acesso à internet em sua escola. Desde então, passou a usar a internet e a tecnologia para estudar, jogar, e se informar, desde 2012 compartilhando neste site tudo o que aprendeu.

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